Samochody użytkowane w ramach prowadzenia działalności lub firmy opodatkowanej mogą być podstawą do odpisania podatku VAT. Z tej ulgi warto skorzystać zarówno w przypadku wynajmu długoterminowego, jak i krótkoterminowego, należy jednak przestrzegać obowiązujących zasad oraz stawek, aby całość była zgodna z przepisami podatkowymi w oparciu o wszystkie bieżące aktualizacje. Wybierając usługi wypożyczalni samochodów, można usprawnić firmową flotę, a przy okazji część opłat „wrzucić w koszty”.
Rozliczenie wynajmowanych aut wyłącznie dla prowadzonej firmy
Głównym warunkiem skorzystania z możliwości odliczenia podatku VAT od kosztów wynajmowanego auta albo floty aut jest faktyczne prowadzenie firmy lub działalności oraz bycie czynnym podatnikiem. Auto udostępnione firmie przez osoby trzecie, a także wynajęte z wypożyczalni, powinno być uwzględnione w szczegółowej umowie, która określa wszystkie warunki, czas wypożyczenia oraz realne miesięczne koszty. Do odliczeń należy spełnić określone kryteria oraz dopilnować spraw formalnych.
1. Umowa z wypożyczalnią
Samochód nie może być własnością użytkownika, może natomiast być użyczony firmie nieodpłatnie lub wynajęty z wypożyczalni. Istotna jest umowa, ponieważ w oparciu o nią firma przejdzie ewentualne kontrole, a także zabezpieczy auta na własny użytek bez konieczności ich przedwczesnego zwrotu. Druki umowy dostępne są w wypożyczalniach i różnią się od siebie, ponieważ każdy usługodawca ma wewnętrzne normy oraz zasady wynajmu.
2. Ewidencja przebiegu pojazdu
Formularze, które powinny stać się stałą częścią księgowości firmy korzystającej z wynajętych aut, obejmują najistotniejsze kwestie, czyli: datę udostępnienia pojazdu, miejsce początkowe i docelowe trasy, cel wyjazdu, a także liczbę faktycznie przejechanych kilometrów. Rozliczenia mogą być miesięczne lub kwartalne, a suma odliczeń wpływa na ostateczną kwotę zwrotu podatku. Gdy z pojazdu korzysta osoba inna niż pracownik podatnika, ewidencję wypełnia wypożyczalnia.
3. Kilometrówka
Zabezpieczeniem na wypadek sytuacji, gdyby auto było wykorzystywane także do celów prywatnych jest obowiązująca kilometrówka, czyli limity miesięczne dotyczące liczby przebytych kilometrów w ramach korzystania z auta do celów służbowych. Limity te nie powinny przekraczać:
300 km w gminie lub mieście do 100 tysięcy mieszkańców,
500 km – ponad 100 tysięcy do 500 tysięcy mieszkańców,
700 km w gminach i miastach powyżej 500 tysięcy mieszkańców.
4. Faktury za paliwo
Tankując wypożyczone auto trzeba pamiętać o każdorazowym wzięciu faktury. Na dokumencie ma widnieć numer rejestracyjny pojazdu, który stanowi dowód, że właśnie to auto jest ujęte w umowie z wypożyczalnią jako pojazd do celów służbowych. Takie działania pozwalają określić faktyczne koszty paliwa dla przebiegu pojazdu w danym okresie rozliczeniowym i usprawnią prowadzenie dokumentacji firmy dotyczącej eksploatacji użytkowanych przez nią samochodów.
5. Auta inne niż osobowe
W przypadku wynajmu potrzebnych w firmie aut innych niż osobowe nie ma konieczności rozliczania kilometrówki. Wystarczy, że ładowność pojazdu przekracza 3,5 tony albo auto jest vanem, ewentualnie pojazdem z jednym rzędem siedzeń. Wydatki można wtedy ująć w kosztach i odliczyć 100% VAT bez konieczności spełniania dodatkowych kryteriów. Ważne jest sprawdzenie, czy w dowodzie rejestracyjnym auta widnieje zapis, że jest to pojazd ciężarowy.
Więcej praktycznych porad w artykule „Służbowe auto w firmie w ramach wynajmu…”
Wypożyczalnia samochodów dla korzyści podatnika
Całość podatku VAT z tytułu korzystania z auta można odliczyć tylko wtedy, gdy wykluczone jest użytkowanie pojazdu w celach innych niż służbowe. Gdy wynajem nie wyklucza korzystania z auta także w celach prywatnych, wartość odliczenia wynosi 50%. Współczesne wypożyczalnie aut podchodzą profesjonalnie także do kwestii związanych z fiskusem i pozwalają na wynajem zgodny z oczekiwaniami oraz potrzebami firm.
Więcej o zaletach wynajmu samochodów na stronie wypozyczalniaszczecin.pl.
Materiał zewnętrzny.
